Cieľ aktivity Analýza vykonávaných činností procesu vedy a výskumu na ŽU, na základe ktorej bude možné odstránenie informačnej nerovnosti z hľadiska výsledkov výskumu
Výstupy
Prvou etapou riešenia bola analýza existujúceho procesu vedy a výskumu. Pochopenie existujúceho procesu bolo nevyhnutné k tomu, aby sme mohli vytvoriť inovovaný proces vedy a výskumu na ŽU, pre ktorý je informačný systém vyvíjaný.
Postup analýzy bol rozdelený do nasledovných častí:
- SWOT analýza procesu vedy a výskumu na Žilinskej univerzite.
- Špecifikácia problémových oblastí procesu vedy a výskumu.
- Dotazníkový prieskum k riešeniu problémových oblastí vedy a výskumu.
- Popis a grafický model existujúceho procesu vedy a výskumu.
SWOT analýza Žilinskej univerzity bola vytvorená zo SWOT analýz týchto fakúlt: Elektrotechnická fakulta, Fakulta prevádzky a ekonomiky dopravy a spojov, Fakulta riadenia a informatiky, Fakulta humanitných vied, Fakulta špeciálneho inžinierstva. Na základe SWOT analýzy bolo špecifikovaných šesť problémových oblastí:
- stratégia vedy a výskumu,
- finančné zdroje,
- organizovanie vedeckovýskumnej práce / proces výskumu,
- výskumní pracovníci,
- vybavené laboratórií a zakúpené špičkové technológie,
- riadenie zmien v procese vedy a výskumu.
Každá z uvedených problémových oblastí obsahovala rad otázok, ktoré bolo potrebné správne zodpovedať, aby sme správne popísali existujúci proces vedy a výskumu a vytvorili inovovaný proces vedy a výskumu, pre ktorý je vyvíjaný informačný systém . Aj keď riešiteľský kolektív tvorili aj riadiaci pracovníci vedy a výskumu, dôležitosť pohľadu samotných riešiteľov sme pokladali za veľmi významnú. Preto bol vytvorený dotazník s otázkami ku každej problémovej oblasti. Dotazník bol distribuovaný elektronicky všetkým zamestnancom na pozíciách výskumník a vysokoškolský učiteľ. Dotazník vyplnilo 98 respondentov, čo je 12% dopytovaných. Najviac odpovedí, bolo od vysokoškolských učiteľov v pozícii odborný asistent a docent. Ich odpovede predstavovali 60% všetkých odpovedajúcich. Najviac odpovedí bolo od respondentov, ktorí pracujú na univerzite viac ako 21 rokov.
Z odpovedí na položené otázky uvedieme pre každú problémovú oblasť tie, ktoré riešiteľský tím považoval za podstatné pre vytváranie inovovaného procesu vedy a výskumu na ŽU.
Stratégia vedy a výskumu
- Existujúci dlhodobý zámer Žilinskej univerzity zodpovedá v oblasti vedy a výskumu potrebám 14% respondentov.
- V dlhodobom zámere chýba ostatným respondentom:
- Hlavné / nosné smery základného a aplikovaného výskumu.
- Rozčlenenie výskumu na prierezové / špecifické oblasti.
- Organizovanie vedeckovýskumnej práce.
- Zrozumiteľnosť a užitočnosť dokumentu, ktorý by dal určitý návod a motiváciu na smerovanie aktivít vedeckovýskumných pracovníkov.
- Vedeckovýskumná činnosť je vnímaná v 30% ako povinnosť, 51% respondentov ju chápe ako potrebu osobného rozvoja a pre uplatnenie vo vyučovaní, 7% má ambície prispieť k rozvoju vedy.
Finančné zdroje
- Finančné zdroje na podporu vedeckovýskumnej práce nepovažoval nikto za dostatočné, aj keď 4% odpovedali skôr áno.
- Na získavaní finančných zdrojov má záujem participovať 34% respondentov, ostatní považujú financovanie za zodpovednosť zamestnávateľa a štátu.
- Zlepšenie finančných zdrojov by v 42% zvýšilo publikačnú činnosť a rovnako 42% respondentov by zrušilo iné aktivity, ktorými si zlepšujú finančné ohodnotenie práce.
Výskum a výskumná práca / Proces vedy a výskumu
- Respondenti sa v prevažnej miere vedeli zaradiť do prierezových vedecko-výskumných priorít, ktoré navrhuje vedenie univerzity, aj keď niektorí respondenti, ktorí sa venujú špecifickým oblastiam sa nevedeli zaradiť (matematika, vzdelávanie, spoločensko-vedné problémy,...).
- Iba 8% respondentov považuje organizáciu a riadenie výskumnej práce za vyhovujúcu.
- 38 % respondentov sa podieľa na všetkých činnostiach vedeckovýskumných projektov, vrátane riadenia financií a zabezpečenie administratívy.
- Administratívnu podporu pri podávaní a riadení projektov má len 21% respondentov.
- Motivácia pre podávanie projektov je v 60% získanie finančných prostriedkov. Len pre 35% respondentov je to riešenie vedeckovýskumného problému.
- Návrhy na organizovanie a riadenie vedeckovýskumnej práce boli nasledujúce:
- Vytváranie efektívne spolupracujúcich kolektívov a riadenie projektov.
- Zníženie administratívnej záťaže riešiteľov – administratívna podpora projektov.
- Informovanosť o realizovaných projektoch a ich riešiteľoch.
- Vytvorenie Pravidiel/Zásad správnej vedeckej praxe, ktoré by mali stručne a zrozumiteľne popisovať:
- Spôsob vytvárania výskumných tímov a organizácie práce v nich.
- Podmienky spolupráce na projektoch.
- Zásady publikačnej činnosti.
- Etiku vedeckovýskumnej práce a publikačnej činnosti.
Výskumní pracovníci
- Respondenti navrhovali pre odstránenie bariér vedeckovýskumnej práce najviac nasledovné skutočnosti:
- Zmeniť kultúru vedeckovýskumnej práce.
- Vytvárať riešiteľské kolektívy s prepojením medzi katedrami a fakultami.
- Spoločne v tímoch hľadať výskumný problém v perspektívnych oblastiach výskumu.
- Doktorandské štúdium naviazať na výskumné problémy a projekty.
- Odstrániť formálne a nefungujúce projekty.
- Rozdeliť výskumné a administratívne pozície pri riešení projektov.
- Aj keď 32% respondentov zvažovalo odchod z univerzity z dôvodov finančného ohodnotenia, administratívnemu tlaku a spôsobu organizovania a riadenia vedy a výskumu, prevažná časť respondentov má radosť z tejto práce, možnosti slobodnej tvorivej činnosti a vzdelávania seba aj druhých.
Vybavenie laboratórií a zakúpené špičkové technológie
- Materiálne a technické vybavenie pre vedeckovýskumnú prácu má 60% respondentov.
- Rovnako 60% respondentov sa vyjadrilo, že môže pri vedeckovýskumnej práci využívať aj zariadenia obstarané z iných projektov a na iných pracoviskách.
- Aj ochota požičať zariadenia alebo softvér z vlastných projektov je nad 60%.
Riadenie zmien procesu vedy a výskumu
- Aby Žilinská univerzita bola výskumnou univerzitou, je záujmom 82% respondentov.
- To, že zotrvanie Žilinskej univerzity medzi špičkovými univerzitami na Slovensku vyžaduje zmeny v riadení a vykonávaní niektorých činností procesu vedy a výskumu je názor 50% respondentov, 35% sa nevedelo vyjadriť.
- Navrhované zmeny v riadení:
- Neformálna a zrozumiteľná stratégia a koncepcia organizovania procesu vedy a výskumu.
- Odstránenie rozdrobenosti pri riešení výskumných úloh, vytvorenie väčších riešiteľských tímov (medzi katedrové, medzi fakultné).
- Zabezpečenie administratívy projektov nevýskumnými pracovníkmi.
- Zlepšenie motivácie vedeckovýskumnej práce.
- Zavedenie nasledovných manažérskych prvkov riadenia:
- Rozvoj ľudských zdrojov.
- Manažment vedy a výskumu, tímová práca a projektové riadenie.
Na základe vyhodnotenia dotazníka, interview s riadiacimi pracovníkmi vedy a výskumu a na základe osobných rozhovorov s výskumnými pracovníkmi bol spracovaný popis a grafický model existujúceho procesu vedy a výskumu. Popis aj model existujúceho procesu vedy a výskumu vychádza z definície biznis procesu uvedenej vo Workflow Management Coalition Terminology and Glossary WFMC-TC-1011. Podľa tejto špecifikácie je definícia biznis procesu v preklade nasledovná: „Súbor jedného alebo viac postupov alebo aktivít, ktoré spolu realizujú biznis cieľ alebo politický zámer, obvykle v kontexte organizačnej štruktúry, ktorá definuje funkčné roly a vzťahy. Jedna z definovaných podmienok biznis procesu je jeho spustenie/štart, definovanie výstupov a spôsob ich uskutočnenia/vytvorenia.“
Zo zozbieraných informácií o existujúcom procese vedy a výskumu sme mali špecifikovať začiatok procesu, výstupy a priradenie funkčných rolí a vzťahov pre vytvorenie výstupu. Jednoduché bolo špecifikovať výstupy. Dali sa získať zo štatistík, ktoré sú potrebné pre rôzne účely hodnotenia univerzity. Najdôležitejšie výstupy z procesu vedy a výskumu sú:
· počty a objem finančných prostriedkov riešených vedeckovýskumných projektov,
· počet publikácií (článkov v časopisoch, príspevkov na konferenciách, monografií).
Uvedené výstupy procesu vedy a výskumu sú tiež hlavné kritériá hodnotenia výskumu pedagogických zamestnancov ŽU.
Jednoznační boli aj vlastníci/aktéri (owners/actors) procesu - vysokoškolskí učitelia, výskumní pracovníci, zamestnanci administratívy a riadenia útvarov vedy a výskumu na univerzite.
O niečo zložitejšie bolo špecifikovanie vstupov a spôsobu vytvorenia výstupov. Vznikli tu výskumné otázky. Kde je začiatok procesu vedy a výskumu? Čo je vstupom do procesu vedy a výskumu? Je riešenie projektu vstupom procesu vedy a výskumu? Ako sa vstupy transformujú do výstupov, ktorými sú hlavne publikácie, prezentujúce výsledky riešení vedeckovýskumných projektov? K tomu pribúdali aj ďalšie otázky. Ako sa tvorí publikácia v procese vedy a výskumu? Je publikácia len výstup riešenia projektu alebo je to aj výsledok samostatnej vedeckej práce? Je získavanie vedecko-výskumných projektov náhodná a individuálna činnosť, alebo organizovaný podproces procesu vedy a výskumu? Dá sa vedeckovýskumná práca robiť aj individuálne? Ako je organizovaná samostatná vedecká práca? Aké pozície /role majú vlastníci/aktéri procesu vedy a výskumu, kto ich prideľuje alebo sú náhodné? Je vhodné, aby viac funkčných rolí procesu vykonával jeden vlastník/ aktér procesu?
Tu vznikla kardinálna otázka. Je veda a výskum proces alebo individuálna činnosť? Pretože výsledky analýzy existujúceho stavu viedli viac na individuálnu činnosť ako na proces, a našou úlohu bolo vytvoriť procesný informačný systém pre vedu a výskum, museli sme vytvoriť existujúci proces vedy a výskumu. Jeho znázornenie spolu s podprocesmi je v prílohe VV_AsIs.
Informačný systém bolo potrebné vytvárať pre inovovaný proces vedy a výskumu, kde sú už zohľadňované funkcionality, ktoré bude vykonávať informačný systém. Navrhli sme preto inovovaný Inovácia procesu vedy a výskumu na ŽU. Inovácia je v tom, že sme popísali model možného procesu, kde sú špecifikované vstupy, vykonávané činnosti procesu, ktorými sú vstupy pretransformované na výstupy a priradené role vlastníkom procesu tak, aby mohli byť dosiahnuté čo najlepšie výstupy. Grafický model inovovaného procesu vedy a výskumu a jeho prepojenie na súvisiace externé aj interné informačné systémy je prílohe VV_ToBe.