Počas prípravnej fázy bude univerzita pracovať na troch dokumentoch následne predložených na schválenie Európskej komisii. Týmito dokumentami sú:
- Porovnávacia analýza (GAP analysis, v ktorej UNIZA porovná aktuálny stav so 40 princípmi uvedenými v Charte a Kódexe rozdelených do 4 oblastí (etické a profesionálne aspekty, nábor nových zamestnancov, pracovné podmienky a sociálne zabezpečenie, vzdelávanie a školenia).
- Tzv. „OTMR checklist“, čo je akýsi kontrolný zoznam dodržiavania princípov otvoreného, transparentného a na výsledkoch založeného náboru zamestnancov.
- Akčný plán, v ktorom UNIZA navrhne konkrétne opatrenia na odstránenie nedostatkov zistených porovnávacou analýzou. Musí obsahovať presné úlohy a príslušné zodpovedné osoby, časový rámec do kedy budú úlohy spravené a popis výstupov pre jednotlivé úlohy.
Dôležité nie sú len uvedené dokumenty, ale aj proces, akým boli vytvorené. Univerzita musí vytvoriť riadiaci výbor (steering committee), ktorý celý proces strategicky usmerňuje a monitoruje a pracovnú skupinu (working group), ktorá je zodpovedná za jeho skutočnú realizáciu.
Kľúčové je aj zapojenie všetkých zainteresovaných skupín (akademickí aj neakademickí zamestnanci, výskumníci na všetkých stupňoch kariéry a pod.).
Porovnávacia analýza, „OTMR checklist“ aj Akčný plán budú nahraté priamo do online aplikácie.